W ciągu ostatniej dekady dominacja otwartych przestrzeni w nowoczesnych biurach stała się wyraźniejsza, wypierając inne rodzaje organizacji przestrzeni. Otwarta przestrzeń poprawia interakcje pracowników i obniża koszty nieruchomości, ale utrudnia również skupienie się na pracy, co negatywnie wpływa na produktywność i może ostatecznie przeważyć nad korzyściami.
Oczywiście praktycznie każde biuro powinno mieć otwarte przestrzenie komunikacyjne, które zwiększają częstotliwość i efektywność interakcji pracowników oraz zwiększają prawdopodobieństwo innowacji. Jednak takie obszary powodują zakłócenia wizualne i hałasowe w otwartych przestrzeniach, które utrudniają koncentrację, a praca wymagająca koncentracji jest tak samo ważna jak praca zespołowa. Dlatego warto zastanowić się, co dokładnie wpływa na koncentrację, jak można jej uniknąć, a także jak umiejętnie łączyć otwarte przestrzenie z obszarami do pracy w skupieniu.
Wszyscy wiedzą o problemie hałasu i utraty koncentracji na otwartej przestrzeni, ale niestety niewielu jest poważnie zaniepokojonych tym problemem. Być może dlatego, że dźwięku nie widać, nie doceniamy jego znaczenia. Na przykład, jeśli w biurze pojawił się wyciek, choć niezbyt poważny, odpowiedzialny personel natychmiast zacząłby go naprawiać. „Przecieki” dźwięku mogą być równie szkodliwe dla pracy biurowej, ale z jakiegoś powodu łatwo ignorujemy ten problem, w przeciwieństwie do mokrego dywanu.
Według Haworth Research Center pracownicy tracą średnio 28% swojego czasu pracy z powodu rozpraszania uwagi w biurze. W rezultacie muszą wcześnie rozpocząć dzień pracy lub zostać do późna, aby wykonać wszystkie zadania wymagające ciszy i koncentracji. Ten problem nie jest nowy. Pracownicy biurowi często potrzebują miejsc, w których można się wycofać i skupić, niestety ten czynnik jest najmniej brany pod uwagę w otwartych przestrzeniach roboczych. Według statystyk z badania ponad połowa wszystkich pracowników uważa, że w biurze trudno jest się skoncentrować, przez co marnują dużo czasu.
Oprócz wizualnego bałaganu i zanieczyszczenia hałasem, z którym pracownicy muszą się zmierzyć w biurach na planie otwartym, są bombardowani elementami rozpraszającymi, takimi jak e-maile, brzęczące smartfony i wyskakujące wiadomości. Nadmiar informacji z ciągłej komunikacji mobilnej i internetowej „paraliżuje” ich, pozostawiając mniej czasu na skupienie się na pracy i niestandardowym rozwiązywaniu problemów. Ludzki mózg działa tak samo, jak tysiąc lat temu, ale teraz mamy wszystkie te technologie, a nasza biologia nie nadąża za ich rozwojem. Przeciążenie informacjami szybko stało się głównym negatywnym trendem na rynku kapitału ludzkiego.
Utrata koncentracji
Pracując nad jednym zadaniem, człowiek może skupić się w taki sposób, że dostrzeże tylko te informacje, które uzna za ważne, pomijając wszystko inne. To niesamowita zdolność ludzkiego mózgu. Jednak gdy pojawia się wiele czynników rozpraszających, uwaga często przenosi się z wykonywanego zadania na mniej ważne.
Należy zauważyć, że rozrywki można podzielić na dwa rodzaje: wewnętrzne i zewnętrzne. Jak wynika z badania, pracownicy potrzebują średnio 23 minut na ponowne skupienie się i powrót do pracy przerwanej przez czynniki zewnętrzne. Co ciekawe, robiąc to, skupiają się na co najmniej dwóch innych zadaniach, zanim wrócą do tego, które wykonywali wcześniej.
Czynniki wewnętrzne to z reguły osobiste przemyślenia lub doświadczenia niezwiązane bezpośrednio z pracą, np. To, co zjeść na obiad lub jakie rzeczy zostawiamy na wieczór. Powrót do pracy rozproszony przez czynniki wewnętrzne, jak się okazało, jest nieco trudniejszy i zajmuje około 30-35 minut. Dlatego spędzamy sporo wysiłku poznawczego, kontrolując nasze własne rozpraszające myśli. Dlatego tak ważne jest minimalizowanie wpływu czynników zewnętrznych - wszak im więcej wysiłku potrzeba, aby uporać się z czynnikami zewnętrznymi, tym częściej osoba będzie rozproszona i tym więcej czasu będzie zmarnowane.
Im większa wielozadaniowość, tym niższa wydajność
Ludzki mózg nie jest w stanie przetwarzać informacji w taki sam sposób, jak komputer, który może wykonywać kilka procesów jednocześnie. Ludzie są bardziej w sekwencji działań. Kiedy próbujemy wykonać dwa lub więcej zadań, często mamy wrażenie, że robimy to wszystko na raz. W rzeczywistości, przełączając się między zadaniami, tracimy dużo czasu, a im dłużej są wykonywane, tym bardziej tracimy koncentrację i więcej popełniamy błędów. Wiele osób odnosi się nawet do wielozadaniowości jako innej formy rozrywki, ponieważ wiele zadań odwraca uwagę między nimi.
Przykładowo, mamy za zadanie napełnić kilka szklanek z jednej butelki wody. Nie możemy ich napełniać w tym samym czasie, więc albo napełniamy je całkowicie, pojedynczo, albo stopniowo, wracając do pustych szklanek w kółko. W pierwszym przypadku oczywiście poradzimy sobie szybciej i sprawniej, natomiast w drugim przypadku proces ten potrwa dłużej, podczas gdy możemy wlać więcej wody przez szklanki. Im więcej szklanek, tym dłużej ten proces potrwa i tym więcej wody będziemy rozlewać.
Technologia może być szczególnie trudna podczas wykonywania wielu zadań jednocześnie, ponieważ przy wszystkich rozproszeniach jesteśmy w stanie rozproszenia uwagi, a większość ludzi po prostu nie radzi sobie dobrze z wielozadaniowością. Dlatego skupiając się na jednej czynności, pracujemy wydajniej. Szczególnie w stanie „flow”.
Wejdź do strumienia
Flow to koncepcja psychologii, która została opracowana przez węgierskiego psychologa Mihai Csikszentmihalyi w latach 70. Termin ten odnosi się do stanu psychicznego, w którym osoba jest w pełni zaangażowana w określoną czynność, zmotywowana, pełna energii i często traci poczucie czasu. W ten sposób pracuje nie tylko wydajniej, ale także bardziej twórczo.
Rozproszenie uwagi z zewnątrz może zakłócać skupienie, ale ma niewielki lub żaden wpływ na osoby w stanie „przepływu”. Na przykład muzyka w biurze może być odbierana przez jednego jako rozpraszająca i prawie niezauważana przez drugiego, chociaż obaj koncentrują się na tym samym zadaniu. Może to oznaczać, że ten drugi wszedł już w stan „płynięcia”, podczas gdy drugi tylko próbuje to zrobić, ale przeszkadzają mu w tym czynniki zewnętrzne.
Z drugiej strony bodźce zewnętrzne nie muszą rozpraszać uwagi, ale wręcz przeciwnie, mogą być przydatne do wykonania pracy. Czasami konieczne jest zrozumienie i ocena sytuacji zewnętrznej i środowiska. Ta świadomość sytuacyjna może być przydatna w niektórych działaniach. Na przykład podczas jazdy osoba jest skupiona, podczas gdy musi oceniać różne czynniki sytuacyjne: drogę, sygnalizację świetlną, innych użytkowników drogi.
Produktywna praca biurowa wymaga zarówno świadomości sytuacyjnej, jak i wejścia w stan „płynności”. Niestety nie jest możliwe jednoczesne przebywanie w obu stanach, dlatego biorąc pod uwagę bieżące zadania, okoliczności oraz czynniki wewnętrzne i zewnętrzne, pracownicy muszą przełączać się między nimi. A przestrzeń biurowa powinna wspierać pracę w każdym z tych stanów.
Projekt obszaru roboczego koncentracji
Rozproszenia nie znikną, ale przestrzeń biurowa powinna skupiać się na pracy, a nie tworzyć nowe bariery dla osiągnięcia stanu „płynności”.
Potrzeby pracowników zmieniają się w ciągu dnia w zależności od zadania. Na przykład najpierw trzeba posortować pocztę, wykonać kilka telefonów, następnie przygotować się do spotkania, omówić zadania z kolegami, a następnie przygotować ofertę handlową. Tylko dzięki zintegrowanemu podejściu do projektowania można stworzyć przestrzeń odpowiednią do wszystkich wymienionych działań.
To holistyczne podejście do organizacji przestrzeni biurowej obejmuje pięć zasad: różnorodność, wybór, kontrola, rozpoznawanie i uzupełnianie.
Różnorodność. Nie wybieraj między przestrzenią otwartą a prywatną, musisz zapewnić pracownikom oba, a także dać im możliwość wyboru odpowiedniej przestrzeni do każdego zadania. Prace wymagające skupienia można wykonywać w dowolnym miejscu: komuś wygodniej jest na otwartej przestrzeni przy dźwiękach biurowego szumu, komuś w ustronnym miejscu potrzebna jest całkowita cisza. Najważniejsze, że w biurze prezentowane są oba rodzaje przestrzeni.
Wybór. Zaufaj swoim pracownikom, że będą wybierać, gdzie, jak i kiedy wykonują swoją pracę. I sami będą mogli znaleźć warunki, w których będą najbardziej produktywni.
Kontrola. Zapewnij pracownikom kontrolę nad swoim miejscem pracy. Jeśli zdecydujesz za nich wszystko, istnieje duże prawdopodobieństwo, że pomylisz się z ich preferencjami. Na przykład, decydując się na wyeliminowanie zakłóceń akustycznych wśród pracowników i odizolowanie ich od części wspólnych, firmy mogą znacznie pogorszyć interakcję współpracowników. Zamiast tego daj pracownikom możliwość regulowania prywatności swojego miejsca pracy, częstotliwości interakcji ze współpracownikami, a także zestawu akcesoriów, poziomu światła, temperatury itp. Świadomość, że mogą kontrolować swoje miejsce pracy, może zrównoważyć niektóre negatywne skutki rozproszenia.
Uznanie. Dotarcie z punktu A do punktu B, a następnie do punktu C powinno być łatwe. Przejrzyste i proste układy pozwalają ludziom szybko poruszać się w przestrzeni, unikając niezręcznych sytuacji i marnowania czasu. Naprawdę zrozumiały układ pozwala pracownikowi wyobrazić sobie mentalnie mapę biura, znaleźć w niej kolegów i intuicyjnie zrozumieć przeznaczenie każdej strefy. Kiedy jasno wytyczasz obszary funkcjonalne, nie przeciążasz procesów poznawczych pracowników niepotrzebnymi myślami, a oni od razu gotowi są skierować swoją energię na wykonywanie zadań, zamiast próbować nawigować w przestrzeni.
Uzupełnienie sił. Daj pracownikom czas i miejsce na przerwy. Kiedy koncentrujemy się na pracy przez długi czas, zużywa się dużo energii i organizm szybciej się męczy. Nasze mózgi robią naprawdę niesamowite rzeczy, pozwalając nam skupić się na czymś przez długi czas bez zwracania uwagi na to, co rozprasza. Dlatego „doładowanie” po takiej czynności jest po prostu konieczne. Jedną z opcji doładowania energii jest cieszenie się widokiem z okna podczas krótkiej przerwy w pracy, a każda firma powinna zapewnić taką możliwość. Możesz także robić krótkie przerwy w ciągu dnia, aby zjeść przekąskę lub porozmawiać z kolegami w nieformalnych miejscach. Jedna lub dwie dłuższe przerwy, takie jak wyjście na siłownię lub spacer poza biuro, mogą zapewnić niezbędny zastrzyk energii na dłuższą sesję pracy. Ważne jest, aby zapewnić pracownikom te opcje, aby zawsze byli zmotywowani do pracy w koncentracji.
Problem koncentracji w rosyjskich urzędach
Denis Chernichkin, dyrektor Haworth Business Interiors, wypowiedział się na temat tego badania i skorelował je z rosyjskimi realiami.
„Problem z koncentracją na otwartej przestrzeni w Rosji jest nie mniej pilny niż na Zachodzie. Powiedziałbym nawet, że sprawa jest jeszcze bardziej dotkliwa. Faktem jest, że na przykład firmy amerykańskie w większości dość ostrożnie przenoszą się na open space i wykorzystują go tylko do określonych dywizji lub stref. W rosyjskich biurach przejście to stało się ostrzejsze i prostsze, bez uwzględnienia specyfiki działalności pracowników i ich stylu pracy. Co więcej, często w wielu rzędach monotonnych „ławek” praktycznie nie ma żadnych rozgraniczeń czy barier akustycznych. Dlaczego hałas i inne czynniki rozpraszające osiągają krytyczne poziomy. Potwierdzają to nasze badania Ideacji w rosyjskich biurach, w wyniku których otrzymujemy stałe potwierdzenie, że niemal w każdej firmie głównym narzekaniem pracowników jest brak prywatności i nieumiejętność koncentracji.
Aby pracownicy mogli skupić się na swoich zadaniach, przestrzeń robocza powinna zapewniać jasno określone obszary do pracy zespołowej, indywidualnej i skoncentrowanej. Strefy te nie powinny ze sobą konkurować, ale się uzupełniać. Większa różnorodność i dostępność tej lub innej przestrzeni pozwala pracownikom na wykorzystanie najbardziej odpowiedniego środowiska do wykonywanego zadania i pozwala nie rozpraszać sąsiadów, a także łagodzi nudną monotonię powtarzania rzędów na otwartej przestrzeni, poprawiając komfort akustyczny.
I oczywiście niezwykle ważne jest przeszkolenie pracowników w zakresie prawidłowego wykorzystania przestrzeni. Konieczne jest angażowanie ludzi w proces zmiany od samego początku, ponieważ znacznie łatwiej jest realizować pomysły otrzymane dzięki komunikacji z kolegami, a nie narzucać innym. Firmy muszą wzmacniać nowe zachowania poprzez dobrze sformułowaną strategię zmian, komunikację i szkolenia. W takim przypadku nie spotkają się one z oporem pracowników, a efektywność innowacji będzie jak najwyższa”. Na podstawie Haworth Research
