W ostatnim czasie coraz większą popularność zdobywają koncepcje Agile i Activity Based Working, a wiele firm już rozważa możliwość ich wdrożenia w swoim biurze, ale ma pewne trudności. Kierownictwo często nie jest w stanie dokonać takich zmian, obawiając się niezadowolenia pracowników i spadku ich produktywności.
Denis Chernichkin, dyrektor Haworth Business Interiors, opowiedział nam, dlaczego zmiana koncepcji wnętrza biurowego może negatywnie wpłynąć na pracę firmy i co należy wziąć pod uwagę, aby jak najbardziej efektywnie zorganizować przestrzeń.
Jakie są główne trudności we wdrażaniu projektów takich jak Agile i Activity Based Working?
- Biura realizowane według tych koncepcji zakładają przede wszystkim istnienie wielu różnych obszarów funkcjonalnych, które pracownik może wybrać według własnego uznania, w zależności od konkretnego zadania i rodzaju wykonywanej działalności. Ta różnorodność daje taką swobodę działania przy planowaniu biura, że osoby za to odpowiedzialne czasami nie mają pojęcia, od czego zacząć, na czym się skupić lub w ogóle nie decydują o istotnych zmianach, a jeśli tak, to nie potrafią jednoznacznie sformułować zadanie i wyjaśnij architektom, jaki wynik należy osiągnąć. Zwykle sformułowania są zbyt abstrakcyjne, oparte na odczuciach i trendach, a nie na konkretnych faktach i statystykach. Życzenia te są dalekie od znaczącego, ustrukturyzowanego, wysokiej jakości zadania technicznego, które odzwierciedla wymagania dotyczące wydajnej przestrzeni obecnie i na odległość od trzech do pięciu lat dla określonej firmy. Rezultat może okazać się nieodpowiedni do oczekiwań klienta.
Często firmy, nie rozumiejąc, czego dokładnie chcą dostać, zaczynają kopiować pomysły istniejących biur bez dostosowywania się do własnych potrzeb i wdrażać je w zupełnie innej przestrzeni, w innych warunkach, w innych zespołach, które zasadniczo nie są gotowe na takie przyjęcie koncepcje. W rezultacie prowadzi to do znacznego spadku wydajności.
Pomimo faktu, że trudności te są bardziej nieodłączne w przejściu do koncepcji Agile i Activity Based Working, mogą pojawić się przy tworzeniu dowolnej przestrzeni. Oczywiście łatwiej jest stworzyć standardowe biuro typu „open space”, w którym często stosuje się rozwiązania tego samego typu, ale także w takich przypadkach pojawiają się trudności w sformułowaniu wymagań dotyczących efektywnej przestrzeni.
Jak definiujesz efektywną przestrzeń biurową?
- To przestrzeń, która łączy ludzi, w której są najbardziej produktywni i wydajni. To środowisko, w którym zespoły robocze lub poszczególni specjaliści mogą maksymalizować swój potencjał, gdy otaczająca ich przestrzeń nie przeszkadza im, ale pomaga. A ponieważ każdy zespół i każdy specjalista ma indywidualne cechy, efektywna przestrzeń jest wyjątkowa dla każdej indywidualnej organizacji. Nie ma jednego scenariusza ani poprawnej odpowiedzi, ponieważ wiele zależy od celów firmy. Dla jednych w tej chwili ważne jest obniżenie kosztów, redukcja metrów kwadratowych na osobę, dla innych - stworzenie nowego produktu lub wprowadzenie nowej technologii na rynek, dla kogoś - zwiększenie satysfakcji klienta i jakości obsługi. Czasami te zadania są ze sobą sprzeczne. Dlatego każda firma musi określić, jakie są jej cele, jakie są kryteria sukcesu i jak go osiągnąć oraz jak przestrzeń może pomóc w realizacji tych zadań.
Proponuję zacząć od określenia jednego bardzo ważnego parametru - kultury organizacyjnej. To ona wyróżnia firmy od siebie. To niezwykle ważna cecha, która na naszym rynku jest często niedoceniana, choć jej znaczenie już dawno zostało docenione na świecie. Znajomość i zrozumienie kultury Twojej firmy ułatwia określenie, jakiej przestrzeni potrzebuje.
Jak można odnieść kulturę do przestrzeni?
- Kultura wpływa dosłownie na wszystkie aspekty działalności organizacji, w tym zarządzanie, procesy biznesowe, tworzone produkty, przyciąganie i zatrzymywanie pracowników, system podejmowania decyzji, reputację i wiele więcej. Buduje poczucie bezpieczeństwa, zaangażowanie w firmę oraz wpływa na satysfakcję i produktywność pracowników. Dlatego jest często postrzegany jako pełnoprawny i bardzo ważny atut organizacji.
Zwykle kultura w firmie wiąże się z kwestiami formalnymi, takimi jak wartości korporacyjne, standardy pracy, kodeksy postępowania - tzw. Czynniki widoczne. Ale są też niewidoczne czynniki, które determinują niewypowiedziane zasady i nawyki ludzi. W tym obszarze ważną rolę odgrywa również przestrzeń do pracy, w tym architektura, wnętrza i rozwiązania meblowe. Oznacza to, że obszar roboczy jest ważną częścią kultury organizacyjnej i musi mu odpowiadać. To jak kawałek układanki wzięty z innego zestawu - nie tylko nie będzie pasował do sąsiednich elementów, ale całkowicie zrujnuje cały obraz. Tak samo jest z przestrzenią. Pod wieloma względami kształtuje sposób pracy pracownika, więc jeśli przestrzeń nie pasuje do obecnej kultury, ludzie będą działać przeciwko wartościom firmy.
Okazuje się, że jeśli przeniesiesz pracownika z jednego biura do drugiego, które wyraźnie różni się od poprzedniego, to inaczej będzie pracował?
- Na pewno. Oczywiście zmiana ta nie zawsze będzie tak efektowna, ale chodzi o to, że rodzaj przestrzeni, dostępne w niej funkcje i ogólnie kultura organizacyjna decydują o tym, jak osoba podchodzi do zadań, współdziała z kolegami i podejmuje decyzje. Przecież nawet jeśli zwykle o tym nie myślimy, wpływ kultury na nasze zachowanie jest naprawdę duży. Warto zmienić miejsce, a my już nieświadomie zachowujemy się inaczej.
Podoba mi się powiedzenie Winstona Churchilla: „Najpierw określamy kształt naszych budynków, a następnie nasze budynki określają kształt naszego zachowania”. I rzeczywiście tak jest. Weźmy na przykład dla porównania zachowanie ludzi poza biurem - w drogiej restauracji i zwykłym pubie. W pierwszym przypadku staramy się dopasować poziom - formalny styl ubierania się, spokojny ton, często rozmowa na tematy intelektualne. Ale wyobraź sobie, że jesteśmy w pubie - nasze zachowanie będzie bardziej swobodne i nieformalne. To samo dzieje się w biurach - przestrzeń bezpośrednio wpływa na zachowanie i styl pracy pracowników.
A co, jeśli pracownikom nie podoba się przestrzeń, w której pracują? Jak to na nich wpłynie?
- To niezwykle ważne pytanie. Niezadowolenie pracowników z przestrzeni biurowej, w której np. Nie ma możliwości znalezienia wygodnej przestrzeni funkcjonalnej nadającej się do wykonania określonego zadania lub występuje wiele irytujących czynników rozpraszających, stwarza istotny negatywny efekt. Niestety, pracownicy nie mogą samodzielnie zmieniać istniejącej przestrzeni. Taki autorytet spoczywa na barkach profesjonalistów odpowiedzialnych za kreację wnętrza biura, którzy muszą uwzględniać kulturowe cechy organizacji, aby stworzyć jak najbardziej komfortowe środowisko. Ponadto, ze względu na różne rodzaje działalności działów w ramach jednej organizacji, istnieją tzw. Subkultury, które również należy uwzględnić przy projektowaniu.
Wszyscy wiemy, że architektura różnych krajów i miast różni się od siebie, odzwierciedla cechy kulturowe i tworzy niepowtarzalną atmosferę. W biurze wszystko jest takie samo - projekt i architektura przestrzeni biurowej powinny odzwierciedlać indywidualność organizacji i jej działów.
Jak zdefiniować kulturę organizacyjną i zrozumieć, która przestrzeń najlepiej do niej pasuje?
- To całkiem proste. Istnieje klasyfikacja oparta na 25-letnich badaniach profesorów Camerona i Quinna z University of Michigan, zwana „Konkurencyjnymi wartościami”. Naukowcy zidentyfikowali cztery dominujące wartości w firmach: współpraca, rywalizacja, tworzenie i kontrola. Każda wartość jest powiązana z zestawem cech obszaru roboczego, który maksymalizuje jego obsługę. Nawiasem mówiąc, model ten został uznany przez wielu ekspertów za bardzo skuteczny i znalazł się w pierwszej 50 najlepszych narzędzi biznesowych w historii według rankingu Financial Times.
Na przykład, przyjrzyjmy się firmom, w których dominuje wartość kontrolna. Dla tych organizacji kluczem jest wykonanie pracy „właściwie”. Charakteryzują się przejrzystą strukturą organizacyjną, hierarchią, ścisłą kontrolą, bogactwem protokołów i procedur oraz formalną interakcją z pracownikami. Najczęściej są to duże korporacje biurokratyczne i agencje rządowe, a także działy finansowo-prawne. Przestrzeń w tym przypadku powinna charakteryzować się uporządkowanym, zrozumiałym rozmieszczeniem miejsc pracy, zachowaniem hierarchii i statusu, wyposażyć w wysokie przegrody i specjalnie wydzielone przestrzenie do interakcji, a raczej wydzielone sale spotkań. Miejsca pracy są przeważnie izolowane, sztywno podzielone na działy w bliskiej odległości od szefa, we wnętrzach często stosowana jest konserwatywna kolorystyka.
Dla porównania weźmy przeciwną wartość „Tworzenie”. Firmy zdominowane przez tę wartość charakteryzują się chęcią uczynienia produktu lub usługi na pierwszym miejscu, stawiają na innowacje, nieszablonowe myślenie, chęć zostania liderem poprzez nowe rozwiązania i szybsze wypuszczanie na rynek wyjątkowa oferta. Ten typ jest często kojarzony z firmami IT, a także z kreatywnymi agencjami marketingowymi, ale tak naprawdę prawie każda firma, która tworzy własny produkt, ma tę wartość, zwłaszcza jeśli zajmuje pozycję lidera w swojej branży. Dla takich firm niezwykle ważna jest możliwość prowadzenia dyskusji grupowych, burzy mózgów, spotkań, nieformalnego dzielenia się swoimi pomysłami z kolegami w dowolnym momencie. Dlatego tego typu organizacja wymaga wielu różnych miejsc do pracy indywidualnej, a także do zbiorowej interakcji i spontanicznych spotkań, dużych powierzchni do wizualnego wyświetlania informacji, bardziej przestronnych przestrzeni z dobrą perspektywą, gdyż sprzyja wyobraźni, bardziej złożonych i organiczny układ, brak jednolitości w projektowaniu i powtarzalności, inspirujące rozwiązania wnętrz, mniej ograniczeń i więcej swobody oraz wiele różnych obszarów kreatywności z dobrą akustyką, ponieważ proces twórczy bardzo łatwo ulega zniszczeniu.
Ale najważniejszą rzeczą do zapamiętania jest to, że każda firma zawsze łączy wszystkie cztery wartości. Z reguły dwa z nich dominują, ale w każdym razie kultura organizacyjna każdej firmy to unikalne połączenie wszystkich tych wartości, które występują w określonych proporcjach. Dlatego nie będziesz w stanie znaleźć firm o tej samej kulturze. Znając własną kulturę organizacyjną, rozumiejąc równowagę kluczowych wartości, możesz uzyskać jasny obraz tego, jaka przestrzeń jest potrzebna dla każdego konkretnego działu i firmy jako całości.
Jak dokładnie możesz zidentyfikować kulturę w firmie?
- Do jasnej diagnozy kultury organizacyjnej firmy i jej oddziałów potrzebne jest kompleksowe podejście naukowe. W HAWORTH mamy własną opatentowaną metodologię CultureLENS ™ do przeprowadzania tego rodzaju badań. Dzięki technologii komputerowej wszyscy pracownicy mogą uczestniczyć w tym badaniu, zdalnie odpowiadając na pytania w celu analizy aktualnej kultury organizacyjnej. Najlepsi menedżerowie odpowiadają na dodatkowe pytania, które pomagają określić preferowaną kulturę organizacyjną, jaką chcieliby widzieć w swojej firmie za 2-3 lata. Wszystkie odpowiedzi przetwarzane są przez komputer, dzięki czemu specjaliści ds. Powierzchni biurowej i stratedzy mogą formułować indywidualne wnioski i rekomendacje dla klienta. Na przykład porównanie obecnych i preferowanych kultur może pomóc w zrozumieniu, w którym kierunku należy się poruszać i jakie zmiany należy wprowadzić w przestrzeni biurowej, aby osiągnąć pożądane rezultaty bez wywoływania odrzucenia i oporu ze strony personelu.
Czy dobrze rozumiem, że wyniki badania kultury organizacyjnej są podstawą specyfikacji istotnych warunków zamówienia biura? Czy klienci muszą zapewnić coś innego?
- Tak, efektem badania jest szczegółowy raport, będący briefem projektowym, szczegółowym zakresem zadań na stworzenie przyszłego biura wraz z przykładami rozwiązań przestrzennych, które będą wspierać preferowaną kulturę organizacyjną badanej firmy. Ale mówiłem tylko o jednym narzędziu, choć podstawowym. Oprócz kultury organizacyjnej ważne jest zrozumienie innych indywidualnych cech organizacji - istniejących stylów pracy, typów interakcji między działami i pracownikami, statystyk dotyczących wykorzystania miejsc pracy i wspólnych miejsc, osobistego zadowolenia z obecnego miejsca pracy itp. Istnieją dodatkowe badania, które pomogą firmom zidentyfikować wszystkie te cechy.
Podsumowując, chciałbym jeszcze raz podkreślić, że każda firma, projektując nowe biuro lub przeprowadzając remonty w istniejącym biurze, musi dokładnie przeanalizować siebie i swoje potrzeby. Jest możliwe, że ta organizacja nie musi przechodzić na Agile lub Activity Based Working. Nikt nie ma za zadanie podążać za modą ani być trendy, naszym zadaniem jest stworzenie odpowiedniej przestrzeni, która zwiększa produktywność, satysfakcję i zaangażowanie pracowników. W końcu to ludzie są głównym kapitałem każdej firmy.
